A mai kiélezett gazdasági helyzetben kis
dolgokon is múlhat, hogy egy cég életben
marad-e, vagy elvérzik, mint sok társa.
Mára már nem elég színvonalas szolgál-
tatást nyújtani, ismertnek lenni a piacon,
megszerezni a vevőt, azért is meg kell
küzdenünk, hogy a kiszámlázott össze-
gek a pénztárcánkba kerüljenek. A magas
kintlévőségarány, a nagy összegű lejárt fi-
zetési határidejű számlák a leggondosabb
vállalkozást is nehéz helyzetbe hozhatják,
legrosszabb esetben ellehetetleníthetik.
A vállalkozások többsége a likviditása
megőrzése érdekében már figyeli, hogy a
szállítói számláinak a határidejénél ne le-
gyen nagyobb a vevők felé kiállított szám-
lák fizetési határideje. Ezzel a módszerrel
elméletileg nem kerülhetnek pénzszűké-
be. De a gyakorlatban is elég ez? A vevő-
ink mindig pontosan fizetnek? Ha a válasz
nem, szükségünk van egy átgondolt szisz-
témára a kintlévőségeink behajtására.
A kintlévőségkezelés legfontosabb alap-
ja a pontos nyilvántartás, hiszen hogyan
tudnánk behajtani valamit, amiről nem
is tudjuk, hogy mennyi pontosan. A nyil-
vántartást vezethetjük bármilyen módon,
az Excel-tábla is megoldás lehet, de körül-
ményes a frissen tartása, ezért javasoljuk
egy program használatát. A piacon több-
féle program is elérhető a témában, ami
problémát jelenthet – amennyiben nem
integrált rendszert használunk – hogy a
többszöri adatfelvétel lassítja a folyama-
tot, magas hibázási lehetőséget ad, illetve
többletmunkát jelent a dolgozóknak.
A követeléskezelésnél kulcsfontosságú,
hogy az első naptól kezdve kezelve legyen
a lejárt tartozás. Ne szégyelljük felhívni a
vevőnket aznap, amikor lejárt a tartozása!
A fizetési határidő nem irányadó dátum,
hanem egy szerződésszerinti kötelezett-
ség, aminek a betartását joggal várjuk el
a partnereinktől. Ehhez természetesen
szükségünk van az előbb említett adatbá-
zisra, hogy már aznap tudjuk, ki tartozik.
A leghatékonyabb, ha abban a rendszer-
ben van egy kintlévőségkezelő modul,
funkció, ahol a számlázást végezzük. A
munkánkat könnyíti, ha a programba a
banki adatokat egy mozdulattal be tud-
juk vinni, így kevés munkával rendelke-
zésünkre áll a hőn áhított friss és pontos
adatbázis.
A legtöbbször elhangzó kifogást a nem-
fizetésre elkerülhetjük, ha kihasználjuk a
törvényi és az informatikai lehetőségeket,
és a vevőinknek elektronikus számlát állí-
tunk ki, amelyet a rendszer e-mailen ke-
resztül automatikusan küld meg. Így sen-
ki sem élhet azzal a kifogással, hogy nem
kapta meg a számlát, a posta elkavarta,
nem beszélve arról, hogy mennyi posta-
költséget, munkát spórolunk meg.
A telefonos megkeresés után, vagy azzal
egyidejűleg jöhet az írásos megkeresés.
Az első levelek ne fizetési felszólítások
legyenek, hanem egyenlegközlők. Prak-
tikus, ha a program, amely a naprakész
adatbázist szolgáltatja, automatikusan ki-
küldi az érintetteknek az egyenlegközlőt,
illetve beállíthatjuk, hogy mikortól men-
jen a fizetési felszólítás. Ezeket is küldjük
e-mailen, hogy csökkentsük a kintlévősé-
gek behajtására szánt időt és pénzt.
Ha az előző megkeresések nem vezetnek
eredményre, akkor forduljunk a postai
úthoz, és legvégső esetben az ügyvédi fel-
szólításhoz.
A követeléseink behajtásánál legyünk
belátók, lehet, hogy a partnerünk, aki ed-
dig jól fizetett, valóban csak egy átmeneti
pénzzavarban szenved, ha nem zárjuk el
mi is a csapokat (tehát a késést nem azzal
büntetjük, hogy nem adunk neki egyálta-
lán árut), akkor remélhetőleg rövid időn
belül kilábal belőle, és mi megtartottunk
egy jó vevőt, aki még lojálisabb is lesz
hozzánk a jövőben.
A témakör igen nagy, ezért a fentiekben
igyekeztünk a gyakorlatban felmerülő
legfontosabb dolgokat kiemelni, azok-
ra megoldást találni. Amikor nekiállunk
egy kintlévőség-szabályzat elkészítésé-
hez, javasolt egy ügyvéddel, esetleg egy
kintlévőségkezelő szakértővel konzultál-
ni. Reméljük, hogy a fentiek segítséget
nyújtanak abban, hogy a munkánk ered-
ményének behajtására ne menjen rá in-
günk, gatyánk.
Kácsor István
16
AZ ÖRÖK MUMUS:
kintlévőségkezelés
